Modeliranje i dizajniranje procesa

Što je modeliranje poslovnih procesa?

Modeliranje poslovnih procesa je grafički prikaz odvijanja aktivnosti u poslovnom procesu redoslijedom kako se oni odvijaju u naravi. Modeli poslovnih procesa, osim redoslijeda aktivnosti kako se nešto radi, uključuju:

• Tko sve radi (zaposlenik i organizacijska jedinica)
• S kojim resursima se koristimo u procesu (alati, IT programi,oprema)
• Koji sve dokumenti i izvještaji se koriste u procesu      

Zašto treba modelirati poslovne procese?

Bolje sagledavanje i razumijevanje onog što radimo. Ne možemo ništa mijenjati niti unaprijediti ako ne znamo kako sada radimo.

• Popis svih procesnih aktivnosti u organizaciji
• Dokumentiranje: što se, kako i tko radi
• Podloga za analize,mjerenja, promjene i unaprjeđenja
• Podloga za izradu Uputa, Pravilnika, Procedura
• Početak svakog IT projekta 

Gledajući u nacrtane poslovne procese i lakše uočavam:

• Nepotrebne i suvišne aktivnosti
• Uska grla
• Slabe točke

Kako modelirati poslovne procese?

Modeliranje poslovnih procesa zahtijeva određene vještine i tehniku kako bi vizualizirani poslovni procesi bili svima razumljivi i jasni.Modeliranje poslovnih procesa je preduvjet upravljanju poslovnim procesima i njihovom razumijevanju, analiziranju, mjerenju i unaprjeđenju.

Ako organizacija do sada nema modelirane poslovne procese treba pokrenuti poseban projekt : Uspostava repozitorija poslovnih procesa.

Zavisno od postavljenih ciljeva i razine poslovni procesi mogu biti prikazani vrlo detaljno ili samo naznačeni kao skupni pogled bez preciznih detalja. U prvom slučaju govorimo o procesnom modelu gdje su detaljno razrađene sve aktivnosti i elementi poslovnog procesa upotrebom standardne notacije čija je svrha dokumentirani prikaz kao dio sustavnog pristupa,a u drugom slučaju o procesnoj mapi ili dijagramu bez preciznih detalja sa svrhom brzog prikaza osnovnih elemenata poslovnog procesa kao podloge za brzo promišljanje i kratku analizu.

Procesni modeli mogu biti statični, dinamički ili kombinacija oba stanja. Statični modeli su zapravo crteži na papiru ili digitalnom mediju koji prikazuju definirano postojeće ili buduće stanje dokumentiranog poslovnog procesa. Dinamički elementi u procesnom modelu ili potpuni dinamički modeli zahtijevaju upotrebu softverskih alata i koriste se najviše u fazi analize i simulacije promjena poslovnih procesa.Tipičan primjer upotrebe dinamičkih modela je analiza i promatranje ponašanja budućeg (to be) procesnog modela kada se vrši dinamička promjena jednog od parametara ili ulaznih podataka procesa.  

Alati za modeliranje poslovnih procesa

Alati za modeliranje poslovnih procesa su sve kompleksniji jer su i zahtjevi Projekata za uvođenje procesnog modeliranja sve veći i zahtjevniji.Pouzdan alat nije jednostavno odabrati. S tim u vezi je i trend porasta procesnih komponenti i pripadajućih informacija koje se žele prikazati u procesnom modelu : sve ulazne i izlazne veličine, događaji i rezultati,dodane vrijednosti, poslovne uloge i organizacijski dijelovi, podaci i informacije, vremena transakcije, vrijeme čekanja, ulazni redovi, troškovi (direktni i indirektni), pravila grananja,  softverske i hardverske komponente,...