Umjesto papira neka „šetaju“ digitalni dokumenti

Kada pokrenuti Projekt upravljanja dokumentima?

Ako smo u analizi vaših postojećih poslovnih procesa zatekli stanje: 

• Zastoji kod distribucije dokumenata
• Čekanje na obradu dokumenta
• Usporavanje poslovnih procesa radi sporog kolanja dokumentacije
• Gubljenje dokumenata
• Sporo pronalaženje odgovarajućeg dokumenta
• Nepotrebno tiskanje i kopiranje
• Prostor za arhiviranje dokumenata postaje premali
• Nema kontrole niti monitoringa procesa

Ili ako sami prepoznajete da je ovo i vaša situacija – tada ste zasigurno kandidat za implementaciju projekta upravljanja poslovnom dokumentacijom.

Upravljanje poslovnim dokumentima (DMS Document Management System) omogućuje organizacijama da ujedine sadržaj i pripadajuće poslovne procese kroz jedinstvenu platformu. Produktivnost tvrtki uvelike ovisi o dostupnosti prave informacije u pravo vrijeme, što je pravi izazov s obzirom na to da su informacije pohranjene u različitim oblicima, na različitim medijima i na različitim lokacijama.

Pratimo životni ciklus svakog dokumenta

DMS (Document Management System) prati životni ciklus dokumenata od kreiranja (izlazni dokument) ili zaprimanja u organizaciju (ulazni dokument), digitaliziranja i evidentiranja, distribucije do zaposlenika kroz unaprijed definirane poslovne procese, višestrukog rada na dokumentima do knjiženja i arhiviranja u vaše postojeće informatičke sustave.

1. Upravljanje dokumentima
2. Upravljanje  (elektroničkim) zapisima
3. Pretraživanje sadržaja
4. Upravljanje tijekom rada (workflow) 

Na svakom dokumentu omogućen je rad više zaposlenika s bilo koje lokacije. 

Svakom zaposleniku dostupan je pregled onog predmeta i dokumenta za kojeg je zadužen a voditeljima odjela pregled svih predmeta koji su u njihovoj nadležnosti.

Dostupni su izvještaji o stanju svih predmeta, rokovima za izvršenje, pregled zaduženja po zaposlenicima i organizacijskim dijelovima.

Nad svim dokumentima koji su u sustavu DMS-a omogućen je brz pregled i pretraživanje po svim definiranim kriterijima.

Nakon implementacije poslovni procesi postaju vidljivo učinkovitiji

Nakon implementacije,DMS daje brze odgovore na vaše zahtjeve i pitanja:

• Kod kojeg ovjerovitelja je ulazna faktura od dobavljača x ? Koliko vremena faktura „čeka“ na izvršenje ?
• Trenutni uvid u traženi Ugovor, Narudžbenicu, Primku, Rješenje ...
• Koji su sve osobni dokumenti zaposlenika ? Zadnji ugovor o radu ...
• Dali je kupac koji je uložio prigovor već slao dopise i koje ? Dali smo mi slali dopise prema njemu i kada?

I na mnoga druga...

Koje procese uključujemo?

• Sva ulazna i izlazna uredska dokumentacija
• Elektronske sjednice
• Putni nalozi
• Kadrovska evidencija
• Nabava