Analiza poslovnih procesa

Procesi su svuda

Kuhanje ručka, odlazak na posao, zapošljavanje radnika, prodaja auta, rješavanje kreditnog zahtijeva, naplata potraživanja...

---

---

Što je proces?

Proces je ono što radite..

PROCES je niz poredanih aktivnosti (radnji) na čijem početku je jasno definiran događaj (zahtjev) a na kraju kao rezultat procesa je isporučena vrijednost kupcu (korisniku) u obliku proizvoda ili usluge. 

Aktivnosti unutar jednog poslovnog procesa se najčešće odvijaju kroz više organizacijskih dijelova iako oni predstavljaju integralnu cjelinu i trebaju se tako promatrati, mjeriti, analizirati i unaprjeđivati.

Procesni pogled

Kao na zamišljenoj pokretnoj traci, proces ima svoj početak i svoj kraj te niz aktivnosti između.Svaka aktivnost unutar procesa nešto kreira ili mijenja, ustvari dodaje vrijednost proizvodu ili usluzi.To znači da u svaku procesnu aktivnost „nešto ulazi“ (Inputi: materijali,informacije,dokumenti,..) što se nakon obavljenih aktivnosti transformira u  željene „izlazne vrijednosti“, odnosno u konačnici u proizvode i usluge za kupce i korisnike. Aktivnosti i transformacije u procesu obavljaju odgovorni ljudi (zaposlenici) uz pomoć tehnologije i različitih alata zahvaljujući svom specijaliziranom znanju, vještinama i iskustvu. 

To je suština procesnog pogleda na poslovanje organizacije.

Zašto treba analizirati procese?

Poslovne procese trebamo analizirati da bi utvrdili dali se oni dobro i kvalitetno rade: 

• koliko procesi traju i dali se vrijeme odvijanja može skratiti,
• što treba promijeniti,
• koje alate promijeniti ili nabaviti,
• koliko ljudskih resursa se koristi u procesu,
• koliko procesi koštaju,
• dali se nešto može skratiti ili ukinuti...    

Sve to direktno utječe na uspješnost poslovanja organizacije i njenu konkurentnost. 

Procesima se mora različito upravljati i tu se ne misli samo s obzirom na karakter djelatnosti koja zahtijevaju različita znanja i tehnologije (proizvodnja cipela u odnosu na proizvodnju mobitela) već na samu prirodu zahtijeva kupaca za tim proizvodima.  

Klasifikacija poslovnih procesa

Postoje različite klasifikacije poslovnih procesa, stoga u analizi različitim procesima moramo pristupiti različito.

Mi analiziramo poslovne procese s različitih aspekata, od čisto operativnog  nivoa (tko radi, što radi, kako radi, koliko radi, s čim radi) do strateškog operacijskog pogleda kako je operacijska strategija usklađena s poslovnom strategijom.  Iako su poslovni procesi naglašeno operativni oni imaju nesumnjivo strateški značaj i utjecaj na ukupno poslovanje organizacije i često čine ključnu razliku u odnosu na konkurenciju. 

> više o klasifikaciji poslovnih procesa

Što sve uključuje naša analiza?

Prikupljaju se sve relevantne informacije i dokumentacija potrebna za analizu, od strateških planova i financijskih izvještaja do ljudi koji su involvirani u poslovni proces. Metode prikupljanja informacija :

• Intervjui (ljudi)
• Promatranja (odlazak i promatranje odvijanja procesa)
• Istraživanje  (dokumentacija) 

Analiza poslovnih procesa uključuje:

• Dokumentiranje procesa, da bi se postiglo razumijevanje kako posao teče kroz proces;
• Pridruživanje vlasnika procesa kako bi se uspostavila menadžerska odgovornost;
• Upravljanje procesima u vidu optimizacija performansi procesa
• Poboljšanje procesa u vidu povećanja kvalitete proizvoda ili mjerenih pokazatelja performansi procesa.

Ključni principi za uspješno upravljanje poslovnim procesima uključuju sljedeće: 

• odrediti vlasništvo nad procesima
• analizirati granice i sučelja
• definirati procese dokumentirajući njihove tijekove posla
• identificirati kontrolne točke i mjere
• nadgledati proces u svrhu kontrole implementirajući mjere
• provoditi korektivne akcije i omogućavati povratnu informaciju ako odstupanja indiciraju da proces više nije pod kontrolom.

Obavezan prilog analizi poslovnih procesa su dva dokumenta:

1. Uočeni problemi i greške –  Matrica grešaka -  Identifikacija i opis konkretnog problema  
2. Poslovne prilike i mogućnosti – Matrica rješenja - Rješenja uočenih grešaka i nove mogućnosti