Klasifikacija poslovnih procesa

Dimenzije i karakteristike poslovnih procesa

  1. Količina (volume) proizvoda i/ili usluga.Procesi s velikim volumenom imaju visok stupanj ponavljanja (repetitivnosti) što omogućuje lakše uvođenje standardnih procedura, specijaliziranih radnih mjesta, priručnika, specijalizirane tehnologije i slično.U konačnici takvi procesi imaju puno više mogućnosti za sniženje troškova po jedinici proizvoda/usluge. U suprotnome kada procesi nisu masovni, kada su količine male a širok raspon različitih zadataka -  nema prostora za specijalizaciju i uvođenje tehnologije je skuplje i otežano.  
  2. Raznolikost (variety) – različitost proizvoda i/ili usluga (lepeza više proizvoda). Ovakvi procesi zahtijevaju puno različitih znanja,više aktivnosti , manje specijalizacije. Procesi s puno različitosti su skuplji i njima se teže upravlja.Procesi s manje različitosti su dobro definirani s puno rutina, standardizirani i regulirani s nižim troškovima po jedinici proizvoda/i ili usluga. 
  3. Varijacije (variation) – zahtjevi (kupaca) na varijacije unutar istog ili sličnog proizvoda i/ili usluge.Procesi teže predvidljivosti i stabilnim zahtjevima.Ako su zahtjevi veliki potrebna su veća ulaganja u procese kako bi mogli „pokriti“ nepredvidljive situacije i angažirati dodatne resurse.Procesi s manje različitih zahtijeva su predvidljiviji, jeftiniji,stabilniji, s manje troškova po jedinici i mogu se lakše planirati.  
  4. Vidljivost (visibility) – stupanj vidljivosti proizvoda ili usluge od strane kupca (korisnika).Stupanj vidljivost procesa je veći ako se „predaja“ robe ili usluge vrši pred kupcem (šalter, blagajna i slično).Šalteri i prodajna mjesta su puno skuplji od pozadinskih procesa, zahtijevaju prostore i obučeno osoblje za rad s klijentima   

Od sve 4 karakteristike samo „količina“ ima pozitivne implikacije na poslovanje ako su vrijednosti visoke, ostale 3 karakteristike imaju bolje implikacije na poslovanje u smislu nižih troškova ako su niže vrijednosti.

Odnos učestalosti i predvidljivosti 

UČESTALOST (Frekvencija) POSLOVNIH PROCESA 

Koliko često se poslovni proces odigrava ? Puno puta dnevno ili nekoliko puta na godinu ? 

Proces zapošljavanja novih radnika ima zasigurno manju učestalost od procesa rješavanja reklamacija kupaca.

PREDVIDLJIVOST POSLOVNIH PROCESA

Do koje mjere točno znamo kako će se aktivnosti u poslovnom procesu odigravati. Dali možemo unaprijed planirati izvođenje poslovnih aktivnosti i njihov redoslijed ? Dali postoje iznimke ? Dali iznimke podliježu nekim pravilima ili su potpuno neodređene. 

Poslovni proces knjiženja ulaznih računa ima zasigurno puno veću predvidljivost nego poslovni proces prodaje.

 

U svakoj organizaciji vrlo su rijetki poslovni procesi koje možemo jednoznačno klasificirati. Poslovni procesi su najčešće kombinacija različitih karakteristika.

Najlakše je upravljati poslovnim procesima koji su učestali i predvidljivi.Takve poslovne procese gotovo u potpunosti možemo relativno jednostavno, najčešće primjenom IT tehnologije, automatizirati. Obično takve procese nazivamo strukturiranim procesima.

S druge strane najveću glavobolju zadaju nam poslovni procesi koji se učestalo izvode a nisu predvidljivi.

Nepredvidljivi poslovni procesi 

Povremene nepredvidljive procese možemo i zanemariti ali  nepredvidljivi poslovni procesi koji se događaju svakodnevno su u fokusu tzv. Adaptivnog upravljanja slučajevima. Upravljanje slučajevima nije sekvencijalni slijed aktivnosti i ne zahtijeva da se koraci u procesu unaprijed odrede kako bi se omogućio niži stupanj predvidljivosti. Umjesto toga, kao odgovor na problem, otvara se "slučaj".

Ako takve poslovne procese koje najčešće nazivamo nestrukturiranim ili dinamičkim pokušamo riješiti na klasični način (analiza-modeliranje-dizajniranje-implementacija) upasti ćemo u probleme.

 Nestrukturirani poslovni procesi više sliče na labirint ili igru fliperom nego na pomičnu traku u proizvodnji automobila.